インポート定義を設定し、好きな型でインポートする

こんにちはmasalifeです。

今回ご紹介するのはExcelファイルやCSVファイルをAccessに取り込む際の豆知識です。

Accessを使いこなせるようになると、ExcelファイルやCSVファイルをAccessに取り込みデータ加工する機会が増えます。

その際に

短いテキスト型ではなく長いテキスト型で取りこみたいんだよな・・・

と思いはせることが多々あります。

この悩みを解決するのが、今回ご紹介するインポート定義です。

インポート定義を設定すると

ファイルをインポートする際に好きなデータ型を指定できます。

また、何回もインポートするデータであればインポート定義を保存すれば

毎回インポート定義を設定する必要がありません。

※インポート定義の保存はExcelファイルのインポートでは出来ません。

便利な機能なので、ぜひ活用してみてください。

なぜインポート定義を設定したほうがいいの?

データが格納されているテーブルのデータ型を後で変更するのはオススメしません。

変更に伴って、データが失われる危険性が高いからです。

そのため、データをインポートする際には、

そのデータを何に使うか、そのフィールドには追加でデータが入るのか等を先に予測して、

インポートするデータ型を決めておきましょう。

・金額の計算をするフィールドは数値型か通貨型へ

 

・追加で入力し文字数が増える可能性があるフィールドは長いテキスト型へ                                            

CSVファイルのインポート定義を設定し取り込む~頻繁に使用する定義は保存する~

CSVファイルをインポート定義を設定してAccessに取り込んでみましょう。

設定したインポート定義は再度設定出来るように保存することとします。

就活生の情報が入力されている「就活生情報.csv」があります。

【備考】については今は空白ですが、今後情報を入力していく必要性があります。

入力の文字数に余裕を持たせるために、「長いテキスト」でインポート定義を設定しましょう。


【外部データ】タブ→【新しいデータソース】→【ファイルから】→【テキストファイル】と選択します。

*今回はCSVファイルをインポートするので【テキストファイル】を選択します。


【参照】ボタンをクリックして、インポートしたいCSVファイルを選択します。

【現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする】を選択します。

【OK】をクリックします。


【次へ】をクリックします。


【先頭行をフィールド名として使う】にチェックをします。

【設定】ボタンをクリックします。

*1つ前の画面で【設定】ボタンをクリックしてもいいですが、先頭行をフィールド名として使うにクリックしてからの方が、インポート定義を設定するフィールドが明確となるためオススメです。1つ前の画面で【設定】ボタンをクリックすると、次の画面のフィールド情報がフィールド1、フィールド2・・・となります。

今回は【備考】フィールドを長いテキスト型でインポートするので、長いテキストを選択します。

【保存】ボタンをクリックします。


任意の定義名を入力し、【OK】ボタンをクリックします。

インポート定義を保存すると、設定したインポート定義(今回の場合は備考フィールドを長いテキスト)を簡単に呼び出し設定できます。

頻繁に同じデータをインポートする場合は定義を保存しておくことにより時間を節約できます。

保存した定義を呼び出してみます。


【備考】フィールドが短いテキスト型の状態で【定義】ボタンをクリックします。


先ほど保存した定義名を選択し、【開く】ボタンをクリックします。


保存したインポート定義の内容が反映されます。

これでインポート定義の設定・保存は完了です。

内容を確認したら、【OK】ボタンをクリックします。


【次へ】をクリックします。


【次へ】をクリックします。


主キーを設定するかは任意

【主キーを設定しない】を選択します。

【次へ】をクリックします。


作成するテーブル名を入力して、【完了】ボタンをクリックします。

作成したテーブルをデザインビューで開いて確認すると、

【備考】フィールドが長いテキスト型でインポート出来ています。

Excelファイルのインポート定義を設定し取り込む

Excelファイルも同様に備考を長いテキスト型でインポートします。


【外部データ】タブ→【新しいデータソース】→【ファイルから】→【Excel】と選択します。


【参照】ボタンをクリックして、インポートしたいExcelファイルを選択します。

【現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする】を選択します。

【OK】をクリックします。


【先頭行をフィールド名として使う】にチェックをします。

【次へ】ボタンをクリックします。


この画面でフィールドごとにインポートするデータ型を設定出来ます。

【備考】の枠をクリックします。

データ型の項目を【長いテキスト】に変更します。

【次へ】をクリックします。


【主キーを設定しない】を選択します。

【次へ】をクリックします。


作成するテーブル名を入力して、【完了】ボタンをクリックします。


Excelファイルのインポートではテキストファイルのようにインポート定義を保存出来ません。

そのため、同じファイル(格納場所・ファイル名・見出しが同じ)を何回もインポートするのであればインポートの保存をしておくのがオススメです。

変更したデータ型も反映されます。

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テーブルを確認すると、

【備考】フィールドが長いテキスト型でインポート出来ています。

さいごに

ファイルをインポートする際には後のAccess作業を考えてデータ型を設定しておくことが重要になります。

何回もインポートするのであればインポート定義や操作の保存を試してみてください。

少しでも面倒な作業は省略していきましょう。

最後まで読んでいただきありがとうございました。