外部ファイルにデータを追加

事務作業の中でもデータ入力はできる限り効率よく行いたいものですよね。

入力件数が増えれば増えるほど複数人で入力したいものです。

僕はデータ入力の仕組みをAccessを用いて構築してきました。

Accessだと細かい制御もかけやすく、効率的に確実なデータ保持ができるからです。

どういった方法で制御をかけているのか、また紹介できればなと思っています。

今回はデータ入力の仕組みと外部ファイルにデータを追加するクエリの機能を紹介します。

仕組みはとても単純で図のようになります。

入力者に入力用のAccessファイルを配布し、入力後、

サーバ側に設置したAccessファイルにデータを追加させています。

サーバ側にトラブルがありデータが追加されていない場合でも、

入力者のAccessファイルに入力データが保存されていますので復旧が容易となります。

入力者のAccessファイルがバックアップとして機能します。

それではサーバ側にデータを追加するクエリを設定してみましょう！

練習用の環境設定

サーバ環境がないため、練習用の環境としてPathとテーブルを次のようにしています。

【入力者.accdb】のテーブル【T_発注】には入力データが保存してあります。

このデータをサーバに設置された【サーバ.accdb】のテーブル【T_発注】に追加します。

外部ファイルに対する追加クエリの設定

１．追加する項目を選択し、追加のアイコンをクリックします。

２．ダイアログボックスが開くので、

【他のデータベース】にチェック⇒
【ファイル名】を選択⇒
【追加先のテーブル名】を選択⇒
【ＯＫ】をクリックしたら設定が完了です。

３．【実行】をクリックし、内容を確認し、【はい】をクリックします。

４．実行結果になります。

サーバ側である【サーバ.accdb】にデータが入っていますね。

さいごに

すごく便利なのに、案外知らない人が多い機能だと思います。

サーバを用いて、入力システムを構築する場合はぜひ使ってみてください。

Access（アクセス）の名に恥じない活躍をしてくれますよ( ・∇・)